Email Hosting là dịch vụ thư điện tử giúp các công ty, doanh nghiệp có hệ thống lưu trữ và quản lý tốt email của mình. Dịch vụ này mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong các hoạt động kinh doanh, bảo mật cao, chất lượng gửi và nhận email cũng được nâng cao. Vậy Email Hosting là gì? Hãy cùng Vsign tìm hiểu nhiều hơn và dịch vụ lưu trữ này qua bài viết dưới đây nhé!
Xem thêm: Entity là gì? Tổng hợp các gói dịch vụ Entity Vsign cung cấp
Email Hosting là gì?
Đây là dịch vụ thư điện tử được hoạt động trên hệ thống máy chủ riêng biệt và tùy vào mỗi công ty, doanh nghiệp có có lối thiết kế khác nhau. Nếu như công ty hay doanh nghiệp của bạn đang muốn cải thiện, nâng cao sự tiện lợi trong quá trình giao tiếp qua Email với khách hàng và đối tác của mình thì dịch vụ Email Hosting là sự lựa chọn tốt nhất.
Khác với những dịch vụ Email Free khác, đối với Hosting Email sẽ chochúng ta thay đổi cấu hình, và thay đổi số lượng tài khoản. Phần lớn các doanh nghiệp hiện nay đều sử dụng dịch vụ này để thể hiện độ uy tín, cải thiện trải nghiệm giao tiếp, gửi và nhận qua email được tốt hơn, kiểm soát được các email rác, Spam, hacker, hay hạn chế được việc rò rỉ thông tin.
Email Hosting có lợi ích gì cho doanh nghiệp?
Các công ty, doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ Email Hosting sẽ nhận lại lợi ích gì? Đó chính là:
Gia tăng uy tín và độ tin cậy cho doanh nghiệp
Chúng ta sống thời đại bùng nổ thông tin, phần lớn việc trao đổi thông tin giữa doanh nghiệp với khách hàng và đối tác sẽ thông qua Email sử dụng tên miền doanh nghiệp. Theo đó, sử dụng dịch vụ Email Hosting để gửi email đến đối tác và khách hàng vừa thể hiện được sự chuyên nghiệp, còn giúp doanh nghiệp của bạn được khách hàng nhận diện rõ ràng hơn.
Nhờ đó, tỷ lệ người nhận mở và đọc Email cũng được cải thiện hơn so với việc chúng ta đi từ những địa chỉ Email thông thường mà không phải qua dịch vụ Email Hosting.
Dung lượng lưu trữ email lớn
Email Hosting có ưu điểm nổi bật là có thể lưu trữ được lượng email lớn, cùng nhiều tệp đính kèm. Theo đó, bên phía người gửi có thể sẽ không gặp tình trạng bị giới hạn mặt nội dung, cung như dung lượng tệp kèm theo. Từ đó, nội dung email được gửi đi cũng được trau chuốt kỹ hơn, giúp doanh nghiệp tạo được ấn tượng tốt trong lòng người nhận.
Tính bảo mật cao và chống spam hiệu quả
Để tăng tính bảo mật cao và ngăn chặn hacker tấn công, gửi spam email có gắn các link hay phần mềm chứa Virus thì việc sử dụng Email Hosting lạ giải pháp hợp lý nhất. Bời vì dịch vụ này sử dụng các tính năng bảo mật cao và chặt chẽ. Theo đó, để ăng sự an toàn dữ liệu doanh nghiệp, hạn chế tính trạng Email Spam, blacklist IP và đảm bảo có đường truyền Email luông tình trạng tốt nhất.
Chi phí
Nếu so sánh giữa việc mua và nâng cấp cơ cơ sở hạ tầng Email và tự vận hành duy trì nó thì không ăn thua so với chúng ta sử dụng dịch vụ Email Hosting vừa tiết kiệm thời gian và tài khoản cho doanh nghiệp hơn.
Doanh nghiệp nên sử dụng Email Hosting không?
Ngoài một số lợi ích nổi bật trên, Email Hosting còn được tích hợp thêm các tính năng khác hỗ trợ tốt cho việc truyền thống lẫn tiếp thị của doanh nghiệp. Cụ thể đó là:
- Dịch vụ Email Hosting sẽ cung cấp các tùy chọn lưu trữ nhiều hơn cho việc truyền thông của doanh nghiệp. Đặc biệt hơn khi còn có khả năng định dạng tối ưu trên mọi thiết bị người dùng hiện nay, laptop, điện thoại thông minh, pc, …
- Doanh nghiệp có thể dễ dàng hơn khi quản trị, tùy chỉnh về cấu hình hay số lượng Acc Email lên nhiều hơn. Cùng với đó Email Hosting còn cho phép người dùng gắn thêm tệp đính kèm dung lượng lớn và tăng khả năng trao đổi nhiều hơn.
- Tính năng bảo mật thông tin tuyệt đối, thuận tiện theo dõi và quản lý hệ thống email trên hệ thống máy chủ và có bản sao lưu để tránh tính trạng gặp sự cố không mong muốn trên máy chủ.
Phân biệt Web hosting và Email hosting
Ngoài Email Hosting, thì Web Hosting cũng là một trong dịch vụ truyền thông trong việc kinh doanh phát triển của công ty và doanh nghiệp. Trước đây, thì cả 2 dịch vụ Web Hosting và Email Hosting đều được tính hợp trên cùng Server. Nhưng, vài năm trở lại đây, thì được tách thành 2 dịch vụ lưu trữ riêng biệt và tích hợp trên 2 hệ thống máy chủ khác nhau.
Trên thực tế, 2 dịch vụ Email Hosting và Web Hosting để sẽ có vai trò khác nhau. Cụ thể đó là:
- Email Hosting là hệ thống lưu trữ thư điện tử của công ty, doanh nghiệp với đối tác và khách hàng. Dịch vụ này có tính bảo mật tuyệt đối và nhận biết được đặc trưng của mỗi thương hiệu doanh nghiệp.
- Web Hosting lơi nơi lưu dữ mọi dữ liệu có liên quan trên địa chỉ trang web của công ty, doanh nghiệp, từ các tư liệu, hình ảnh, giao dịch, thông tin trao đổi giữa doanh nghiệp, đơn vị với đối tác thông qua mạng internet.
Vsign cam kết chất lượng khi sử dụng dịch vụ Email Hosting
Tăng tỉ lệ inbox 99%
Dịch vụ Email Hosting theo domain cho công ty của Vsign giúp các doanh nghiệp nâng cao tỷ lệ gửi Email thành công mở và inbox lên đến 99% nhờ vào địa chỉ IP uy tín. Bên cạnh đó, Vsign sở hữu hệ thống giám sát nghiệp vụ chuyên môn cao hạn chế Spam, làm gia,r độ uy tín của địa chỉ IP.
Bảo mật cao – chống spam
Hệ thống lưu trữ Email theo domain riêng tại Vsign được tích hợp các tính năng mới như Antispam, Antivirus cùng với các phần mềm bảo mật tuyệt đối, ngăn chặn tin tặc, email Spam, … mang đến kết quả cao.
Chuyển email về từ Google Workspace
Khi Register sử dụng Email Hosting doanh nghiệp, khách hàng sẽ được Vsign hỗ trợ tốt nhất việc di chuyển tất cả Email từ Office 365, Google Workspace, về Acc Email công ty và doanh nghiệp thông suốt và nhanh chóng, đảm bảo mọi dữ liệu đều được đảm bảo.
Giao diện quản trị dễ dàng
Giao diện quản lý thân thiện, tiện cho các thao tác với nhiều tính năng. Bạn được cấp quyền tự chủ trong việc quản lý mọi địa chỉ Email trên hệ thống như: Quyền tạo mới, Delete, sửa, đổi Pass, tạm khóa tài khoản, …
Backup dữ liệu theo lịch lỗi ngày
Email theo domain tại Vsign đều được thiết lập cơ chế hỗ trợ tự động hàng ngày, lưu trữ dữ liệu trong vòng bảo ngày, đảm bảo tính an toàn tuyệt đối. Hỗ trợ bản sao dữ liệu để khi không may gặp trường hợp ngoài ý muốn có thể khắc phục được sự cố.
Gửi email qua IP sạch
Email doanh nghiệp sẽ được tự động gửi đến các địa chỉ IP Sạch. Địa chỉ IP sẽ được thay đổi luân phiên theo các Random để khắc phục tình trạng bị Spam Email, đảm bảo việc gửi và nhận Email sẽ không bị gián đoạn.
Hỗ trợ email replay
Dịch vụ Email Hosting doanh nghiệp tại Vsign người dùng có thể sử dụng như một Email Relay Server. Khách và và đối tác có thể tích hợp và App. Website hoặc máy chủ đang vận hành và hoạt động để gửi Email mang lại hiệu quả tốt và nhanh gọn hơn.
Hỗ trợ tư vấn 24/24
Vsign Support trong việc lựa chọn cấu hình gói dịch vụ tốt nhất với từng đối tượng công ty, doanh nghiệp. Bên cạnh đó, trong suốt áu trình sử dịch vụ sẽ luôn có sự đồng hành và hỗ trợ từ đội ngũ kỹ thuật viên trình độ chuyên môn của cao Vsign.
Bí quyết thành công của Email Hosting
Email Hosting là một trong giải pháp hữu ích nhất trong việc phát triển và phát triển kinh doanh của doanh nghiệp. Nhưng để doanh nghiệp sử dụng Email Hosting mang lại kết quả như ý và tận dụng được tối đa lợi ích của dịch vụ mang lại, khi đăng ký Email Hosting, thì người dùng cần đảm bảo các yếu tố sau đây:
Chọn nhà cung cấp uy tín
Yếu tố cần đầu tiên là hãy lựa chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ Email Hosting tin cậy và hoạt động chuyên nghiệp để giúp doanh nghiệp thành công. Trên thị trường hiện nhà có nhiều cái tên để bạn lựa chọn nên hãy tìm hiểu thật kỹ trước khi chọn nhà cung cấp nào, Một đơn vị cung cấp dịch vụ Email Hosting uy tín và chuyên nghiệp sẽ đáp ứng được những tiêu chí cơ bản như:
- Support khách hàng nhiệt tình 24/7.
- Hạn chế mức tối đa Email bị Spam, hacker, Blacklist IP, …
- Bảo mật cao với hệ thống Server Email hiện đại và chuyên dụng.
- Sở hữu giao diện quản lý thân thiện, người dùng có thể tiếp cận và thao tác cách nhanh chóng.
Tối ưu tên email
Tên Email là yếu tố đầu tiên để một doanh nghiệp gây được ấn tượng với đối tác và khách hàng của mình. Theo đó, nếu muốn Email Hosting đặt được hiệu quả tốt nhất thì tên Email cần đáp ứng những tiêu chí như:
Tên Email ngắn gọn, ý nghĩa
Dịch vụ Email Hosting cho phép người dùng có thể tùy chọn Domain theo đăng trưng riêng của thương hiệu doanh nghiệp. Trường hợp công ty, doanh nghiệp có tên ngắn thì nên ưu tiên chọn tên đó. Nếu như tên quá dài thì nên tối ưu lại tên ngắn gọn hơn nhưng vẫn đảm bảo tính nhận diện thương hiệu và độc quyền không trùng lặp với bất kỳ đơn vị, tổ chức nào.
Đặt tên các phòng ban và nhóm cụ thể
Nội bộ doanh nghiệp cần đặt tên Email để nhận biết được các phòng ban nhóm rõ ràng từ đó tránh gây nhầm lẫn và cho thấy được cách vận hành chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Ngoài ra, Email của mỗi thành viên là thanh viên của hệ thống Email Hosting cần tuân thủ theo các quy tắc thống nhất ban đầu.
Thiết lập cấu trúc đồng nhất
Doanh nghiệp của bạn cần đồng nhất trong việc thiết lập tên hệ thống trang website, fanpage, trang mạng hỗ hội, Blog, và những kênh truyền thống khác nhằm thể hiện sự chuyên nghiệp. Ngoài ra, địa chỉ của các trang mạng truyền thống này này nên sử dụng Domain của Email để đồng nhất trong thiết lập nhé!
Ví dụ: Địa chỉ Email của doanh nghiệp Vsign có đuôi là @vsigncorp.com thì trang Fanpage cũng nên thiết lập cấu trúc là https://www.facebook.com/VsignCorp.com
Tạo tên Email độc quyền tránh gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác.
Tên Email Hosting được xem là đại diện cho thương hiệu của công ty và doanh nghiệp đóng vai trò chủ chốt trong những hoạt động, chiến dịch Email Marketing. Theo đó, trước khi thiết lập tên, chủ doanh nghiệp cần nghiên cứu và tìm hiểu để tránh tính trạng bị trùng lặp và đã được đăng ký bản quyền trước đó. Thậm chí, trường hợp chủ doanh nghiệp trùng tên với doanh nghiệp ngừng hoạt động hoặc nhiều thông tin không tốt cũng khiến cho doanh nghiệp của bạn bị ảnh hưởng ít nhiều đó nhé!
Không nên chọn tên nhạy cảm
Khi đặt tên email cần tránh các từ ngữ nhạy cảm dễ khiến người đọc hiểu lầm về ý nghĩa hay gây khó hiểu, để không ảnh hưởng đến uy tín và chuyên nghiệp của thương hiệu doanh nghiệp.
Chú trọng bảo mật thông tin
Dịch vụ Email Hosting mang lại rất nhiều lợi ích trong việc kinh doanh và phát triển chiến lược Marketing của các công ty và doanh nghiệp. Nhưng một khi gặp sự cố thì toàn bộ hệ thống Email của công ty và doanh nghiệp đó sẽ bị ảnh hưởng theo. Theo đó, việc lựa chọn đơn vị cung cấp tin cậy rất quan trọng nó tăng tính bảo mật thông tin lên cao nhất.
Phổ biến các quy định rõ ràng
Khi sử dụng Email domain riêng tức là không chỉ đơn thuật là ở vai trò cá nhân mà bạn đang là đại diện của cả một tập thể. Vậy nên, khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ Email Hosting cần lưu ý đến một số vấn đề sau đây:
- Mỗi phòng ban, nhóm trong cùng công ty và doanh nghiệp nên có địa chỉ Email riêng. Điều này tránh được tính trạng nhầm lẫn không đáng có trong công việc giữa các phòng ban, và Support khách hàng được tốt hơn.
- Email công ty được sử dụng đúng mục đích cho công việc, không sử dụng cho các công việc truyền tải thông tin cá nhân để không ảnh hưởng xấu đến công ty và doanh nghiệp.
- Các nhân viên đã nghỉ làm có tài khoản Email cần được xóa để không xảy ra trường hợp ngoài ý muốn về sau.
Tận dụng những phần mềm miễn phí
Hãy tận dụng tối đa các công cụ, phần mềm cung cấp dịch vụ Email Hosting như Yandex, Zoho, Hotmail, … để tối ưu chi phí cho việc marketing. Đó có thể là những gói dịch vụ trả phí hoặc miễn phí.
Đối với gói miễn phí thường không cung cấp quá nhiều dung lượng. Cũng như bị hạn chế về số lượng đăng ký tài khoản Email. Vậy nên, là công ty và doanh nghiệp lớn thì chủ doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn mua gói dịch vụ phù hợp.
Nếu chủ doanh nghiệp muốn gia tăng số lượng tài khoản Email và dung lượng, thì có thể chủ động nâng cấp lên gói dịch vụ mất phí để có trải nghiệm tốt hơn. Lưu ý, với các nguồn miễn phí nên độ bảo mật sẽ không được đảm bảo bằng dịch vụ mất phí nhé!
Kết Luận
Nói chúng, để sử dụng Email Hosting thành công và hạn chế sự cố ngoài ý muốn thì đừng bỏ qua nội dung chia sẻ trên và áp dụng thông tin này vào thực tế. Bên cạnh đó Vsign cũng là đơn vị cung cấp cung cấp dịch vụ Email Hosting uy tín và chuyên nghiệp để cách doanh nghiệp tham khảo nhé!
