Chữ ký Email chính là một trong yếu tố giúp bạn có thể gây được ấn tượng tốt và quảng bá thương hiệu một cách hiệu quả đến với khách hàng và đối tác làm ăn. Chữ ký sẽ giúp các doanh nghiệp và đơn vị kinh doanh tạo dựng thương hiệu cá nhân cho riêng mình. Hơn nữa, chữ ký ở phần cuối Email còn cho thấy độ chuyên nghiệp trong cách thức hoạt động của doanh nghiệp mỗi khi gửi email đến khách hàng và đối tác.
Vậy làm sao để tạo một Email Signature ấn tượng và thể hiện sự chuyên nghiệp trong đó? Hãy đến với nội dung bài viết dưới đây của Vsign để hiểu hơn về cách tạo chữ ký Email chuyên nghiệp và nổi bật nhất.
Xem thêm: 2 cách thu hồi email đã gửi qua điện thoại &máy tính
Chữ ký Email là gì?
Chữ ký của email hay còn được gọi tên tiếng anh là Email Signature là phần thông tin sẽ hiển thị cuối cùng của nội dung email. Để email gửi đến khách hàng được ấn tượng và chuyên nghiệp hơn, chúng ta chỉ cần thiết lập chữ kỹ cá nhân cho doanh nghiệp của mình, hệ thống sẽ tự động cập nhật vào nội dung email của bạn cho những lần gửi email tiếp theo đó. Một email tạo được ấn tượng với khách hàng thể hiện được tính chuyên nghiệp, nghiêm túc trong các thức làm việc.
Email Signature có vai trò như thế nào?
Đối với nhiều chủ doanh nghiệp thì họ không quan trọng đến Email Signature. Được xem như hành động đối phó mà họ chưa thấy được sự quan trọng của chữ ký Email. Trong Email chữ ký rất quan trọng đối với các doanh nghiệp khi họ đang muốn đẩy mạnh chiến lược Marketing phát triển thương hiệu của mình. Cụ thể đó là:
- Phù hợp với nhiều đối tượng, từ các doanh nghiệp, công ty lớn và nhỏ hay cá nhân một ai đó có thể tự tạo chữ ký email cho riêng mình.
- Người nhận email có thể nhận diện được thông tin của người gửi một cách tốt nhất.
- giúp việc phản hồi lại email của nhận trở nên tiện hơn rất nhiều.
- Tất cả các nhân viên của công ty và doanh nghiệp sẽ sư chung một mẫu chữ ký email từ đó giúp cho doanh nghiệp của bạn khẳng định được thương hiệu của mình trước khách hàng.
- Được xem như công cụ, là hình thức giúp doanh nghiệp quảng bá bản thân, bởi vì trong chữ ký tại Email doanh nghiệp có thể gắn thêm các thông tin hoặc trang web của doanh nghiệp mình đang hoạt động.
Tầm quan trọng của chữ ký Email trong Marketing
Chữ ký trong thư Email là một phần quan trọng không thể thiếu giúp các doanh nghiệp tạo dựng được thương hiệu của mình, cho thấy độ chuyên nghiệp trước khách hàng và đối tác làm ăn.
- Được coi như một danh thiết giới thiệu ngắn gọn các thông tin chính của doanh nghiệp. Bạn có thể quảng bá và tiếp thị thông tin nhanh về cá nhân, công ty hoặc doanh nghiệp của mình trước khách hàng. Từ đó thể hiện được tính chuyên nghiệp và độ tin cậy của doanh nghiệp của bạn với khách hàng.
- Hơn nữa, một chữ ký Email chất lượng cũng giúp chiến lược quảng cáo Marketing của bạn trở nên hiệu quả hơn. Trong chữ ký, bạn có thể chèn thêm các thông tin liên lạc, link web, mạng xã hội liên quan đến doanh nghiệp của bạn. Khách hàng và đối tác có thể click vào phần chữ ký, link dẫn sẽ giúp bạn điều hướng khách hàng đến với thông tin chi tiết hơn về công ty và doanh nghiệp của bạn.
- Hơn nữa, khi tất cả thành viên trong cùng 1 công ty và doanh nghiệp sử dụng chung 1 mẫu Email Signature chuẩn, sẽ giúp việc đẩy mạnh thương hiệu lên tầm cao mới và gây được ấn tượng tốt trong lòng khách hàng.
Yếu tố ảnh hưởng đến Email Signature
Để tạo được chữ ký email đẹp và ấn tượng, chủ doanh nghiệp cần lưu ý đến một số yếu tố ảnh hưởng đến Email Signature ngay sau đây:
– Hình ảnh của Email Signature: Để tại được một mẫu chữ ký ấn tượng và hoàn hảo, không nhất thiết phải để hình ảnh thương hiệu vào Email. Nhưng khi có hình ảnh thưởng hiệu trong chữ ký email tạo được ấn tượng với khách hàng và đối tác có thể nhận được được bạn cách tốt nhất. Hình ảnh cần thiết có trong chữ ký có thể là hình ảnh cá nhân hoặc logo của thương hiệu.
- Hãy chú ý rằng, để hình ảnh chèn trong chữ ký email được ấn tượng thì chủ doanh nghiệp cần lựa chọn hình ảnh có kích thước chuẩn, đảm bảo độ sắc nét và rõ logo thương hiệu của doanh nghiệp.
- Nếu kích thước hình ảnh quá lớn sẽ khiến cho tốc độ load không nhanh như mong muốn và email gửi đi sẽ bị nặng hơn thư bình thường.
– Font chữ: Ưu tiên Font chữ chất lượng hiển thị tốt, dễ nhìn. Không nên lựa chọn các font chữ hoa văn khó đọc. Khi lựa chọn chữ ký cho các email doanh nghiệp của bạn hãy ưu tiên kiểu tối giản những vẫn rất hiện đại.
– Màu sắc: Một nguyên tác rất quan trọng khi làm mẫu quảng cáo Marketing mà doanh nghiệp nào cần biết là không nên trình bài quá 3 màu, phối quá nhiều màu sắc sẽ tạo hiệu ứng rối mắt. Bởi vì Email Signature cần đảm bảo các quy định này để có được kết quả tốt trong việc quảng bá thương hiệu của mình.
– Thiết kế: Đây được xem là bước quan trọng nhất cho thấy chữ ký Email chuyên nghiệp nhất. Khi thiết kế một Email Signature cần đảm bảo về mặt bố cục, tổng thể hài hòa và thu hút.
Theo đó, khi bạn tạo chữ ký email chuyên nghiệp cần đáp ứng định dạng theo từ trên xuống. Chủ doanh nghiệp cần nhấn mạnh một số thông tin quan trọng như họ tên, số điện thoại, email, công việc, … để tạo được ấn tượng với khách hàng và đối tác, có thể in đậm hoặc kích thước lớn hơn so với các thông tin khác.
Một số ý để thiết kế một Email Signature ấn tượng và phù hợp với lĩnh vực hoạt động, kinh doanh.
- Xác định rõ phong cách design: Kiểu dáng và phòng cách của chữ ký mà bạn muốn hướng đến là sự sáng tạo, hiện đại, cổ điển hay tối giản, … điều này giúp bạn xác định được phong cách chính. Để đảm bảo về mặt màu sắc, font chữ và bố cục cần phải bám sát và đồng nhất nó.
- Đơn giản và thao sát thương hiệu: Khi thiết kế chữ ký email thì dễ nhìn, dễ độc và có phong các riêng là điều mà bạn cần chú trọng. Nhờ đó mà chữ kỹ của bạn sẽ thể hiện được thông điệp, điều bạn hướng đến. Khi có quá nhiều thông tin dẫn đến việc khách hàng khó nhớ đến thương hiệu của bạn. Không nên chú trọng và các thông tin gây nhiễu và khó chịu.
- Sự linh hoạt của mẫu chữ ký: Để tạo một chữ kỹ ấn tượng và thể hiện được sự chuyên nghiệp nhất hãy ưu tiên sử dụng những mẫu ký Email có thể chỉnh sửa Style. Những mẫu Email Signature được tích hợp nhiều tính năng tùy chọn giúp bạn dễ dàng khi chỉnh sửa. Chủ doanh nghiệp có thể sử dụng chúng cho việc update lại logo, Avatar, Liên kết hay icon, …
Cách tạo chữ ký Email đơn giản nhất
Hiện tại có 4 cách giúp cá nhân, chủ doanh nghiệp tạo chữ ký – email ấn tượng nhất trên các nền tảng xã hội hiện nay đó là: Gmail, Outlook, Hubspot, HTMLSIG. Chỉ tiết cách tạo được chia sẻ ngay dưới dây:
Cách tạo chữ ký bằng Gmail
Cách thiết kế chữ ký email trên nền tảng Gmail khá là phổ biến hiện nay bởi sự đơn giản, dễ thực hiện. Chi tiết bước thực hiện như sau:
Bước 1: Hãy đăng nhập vào Acc Gmail của bạn, bấm chọn vào biểu tượng răng cưa ( cài đặt ) hiển thị góc phải phía bên trên màn hình và click chọn tiếp ” Xem tất cả chế độ cài đặt“.
Bước 2: Tại giao diện cài đặt chung hãy tìm kiếm mục CHỮ KÝ ( Signature ), bấm chọn tiếp “ Tạo Mới “ ngay bên dưới chữ ” Không có chữ ký“. Sau đó hãy đặt tên cho chữ ký của bạn vào ô tương ứng, sau đó click “Tạo“.
Bước 3: Sau khi tải xong chữ ký kéo phần cuối cùng bấm chọn “ Lưu thay đổi ” để xác nhận lưu thay đổi mà bạn vừa thiết lập. Lúc này bạn có thể mở khung soạn Email mới và thực hiện soạn thư như thường, phần chữ ký email sẽ được hiển thị phần cuối thư.
Cách tạo chữ ký bằng Outlook
Cách thiết kế Email Signature trên Outlook cũng rất thông dụng và được nhiều người ứng dụng để có được chữ ký Email chuyên nghiệp. Và thao tác cụ thể như sau:
Bước 1: Truy cập outlook.com, hãy chọn mục “New Email” để tạo một nội dung mới.
Bước 2: Tại mục Message hãy chọn tính năng Signature.
Bước 3: Màn hình lúc này sẽ hiển thị thông báo, khi đó cần di chuột và click vào ô ” New” để tạo cho mình chữ ký mới.
Bước 4: Hoàn thiện thông tin chữ ký cho mình, sau đó chỉ cần click ” OK“.
Bước 5: Nhập các thông tin mà bạn muốn chúng xuất hiện trong phần chữ ký Email của mình tại mục “Edit signature” bên dưới. Tại đây bạn có thể thay đổi kích thước, font chữ, màu sắc, hình ảnh hoặc logo của thương hiệu theo định hướng bên đầu của mình. Để hoàn tất việc thiết kế chữ ký email trên Outlook hãy click ” OK“.
Cách tạo chữ ký bằng Hubspot
Hubspot sẽ hỗ trợ bạn tạo ra chữ ký trong Email đơn giản và đẹp. Cụ thể các bước như sau:
Bước 1: Truy cập link trình tạo mẫu chữ ký email sau: https://www.hubspot.com/email-signature-generator
Bước 2: Sau khi màn hình trang chủ hiển thị, lúc đó bạn có thể lựa chọn cho mẫu Email Signature và nhập các thông tin theo form hiển thị sẵn.
Bước 3: Hoàn thiện thông tin theo yêu và thay đổi Style theo ý mình, up ảnh đại diện, logo công ty và đính kèm phong cách chữ ký theo bạn muốn và mặc định.
Bước 4: Cuối cùng click chọn ” Tạo Chữ Ký” để hoàn tất việc tạo chữ ký Email cho mình.
Cách tạo chữ ký bằng HTMLSIG
Muốn tạo chữ ký cho email bằng HTMLSIG không khó bạn có thể tham khảo quy trình tạo như sau:
Bước 1: Đầu tiên hãy truy cập trang HTMLSIG theo đường link sau https://htmlsig.com/. Sẽ có 2 phương thức cho bạn tạo chữ ký email đó là Sign Up Now hoặc Or Try a Free Signature, tùy vào nhu cầu của mỗi chủ doanh nghiệp khi tạo chữ ký.
Bước 2: Hãy hoàn thiện thông tin theo các mục lần lượt sau đây: Main, Social, Disclaimer, banner, Extras, Style, …
Bước 3: Cuối cùng bấm chọn ô ” Create Signature” để xác nhận việc tạo chữ ký email cho mình.
3 Thủ thuật tạo chữ ký Email nhanh nhất
Nếu bạn muốn tạo nhanh Email Signature nhưng vẫn đảm bảo được như cầu và phù hợp với thương hiệu của mình thì đừng bỏ qua 3 thủ thuật được bật mí dưới đây.
- Bắt đầu bằng sự đơn giản và theo sát thương hiệu.
- Xác định được phong các design
- Biết cách tận dụng các tùy chọn
Bắt đầu thật đơn giản, bám sát thương hiệu
2 Yếu tố đầu tiên mà khi thiết kế Email Signature bạn cần ghi nhớ đó là tính dễ độc và phong cách thiết kế. Để chữ ký dễ độc hãy chọn cách thiết kế đơn giản, chỉ chứa các thông tin cần thiết. Không đưa quá nhiều thông tin sẽ khiến dây nhiễu và khó nhớ cho khách hàng mà không có hiệu quả gì nhé!
Khi thiết kế chữ ký Email thì bạn cần bám sát và đồng nhất phần nhìn với thương hiệu: từ font chữ, màu sắc, kích thước, bố cục, …
Xác định phong cách thiết kế
Cần xác định được ngay từ đâu phong cách design của bạn là gì, màu sắc, sáng tạo, hướng hiện đại, … từ đó bạn có thể giới hạn được sự lựa chọn của mình. Từ đó có thể thiết kế được mẫu chữ ký đúng với mong muốn và nhu cầu của bản thân.
Sử dụng tốt những tùy chọn
Các mẫu thiết kế chữ ký Email có sẵn sẽ giúp bạn tạo mẫu chữ ký nhanh chóng nhưng vẫn rất ấn tượng và chuyên nghiệp. Các mẫu chữ ký có tính năng tùy chọn sẽ giúp bạn chỉnh sửa. Bạn có thể sử dụng tính năng tự chọn update hình ảnh, logo, hoặc chèn icon, link liên kết các trang mạng xã hội PSD, HTML, … Từ đó việc tạo chữ ký của bạn được nhanh và đẹp đúng theo ý của mình.
Những lưu ý khi tạo Email Signature
Sẽ có những trường hợp mà bạn sẽ không thể đăng ký thiết kế chữ ký email cho mình được. Nên khi thiết kế Email Signature bạn cần lưu ý đến một số vấn đề sau:
- Chữ ký không định dạng được: Đối với trường hợp này, thì bạn có thể mơ phần chỉnh sửa soạn thư và phần ” Văn bản thuần túy” hãy tắt tính năng này đi.
- Không add được hình ảnh: Ảnh của bạn được lấy từ Drive cá nhân, hãy để chế độ công khai và không quên cấp quyền để có thể add được hình ảnh nhé!
- Hiển thị thiếu nội dung của chữ ký: Nội dung chữ ký giới hạn tối đa 10k ký tự nên vui lòng không nhập quá số ký tự này nhé
Kết Luận
Vậy là chúng tôi đã chia sẻ thông tin về chữ ký Email và cách tạo Email Signature đơn giản, tạo được ấn tượng với khách hàng. Đây sẽ là thông tin cơ bản mà bạn cần nắm để phục vụ cho việc quảng bán thương hiệu cá nhân, doanh nghiệp của mình đến với nhiều đối tượng khách hàng và đối tác hơn.
